Hjem
Gruppedrift

Gruppedrift

På denne siden finner du nyttig informasjon om viktige frister, arkiv over gruppe-, krets- og korpspost, årshjul og annet for deg som står for den daglige driften av gruppa.

Er du gruppeleder eller medlem av gruppestyret? Da finner du informasjon her om planlegging og daglig drift av gruppa. I tillegg finner du et arkiv over Gruppeposten (og Krets- og korpsposten) som sendes ut til gruppestyrets medlemmer (og krets- og korpsstyrer) en gang i måneden.

Når et nytt gruppestyre er valgt, er det en del rutiner å følge opp. For å bli gruppeleder, må du bli valgt av gruppetingets årsmøte. Kanskje velges det flere til gruppestyret samtidig med deg. Det er lurt at hele gruppestyret møtes innen kort tid etter at nytt styre er valgt, slik at dere kan gå gjennom arbeidsfordelingen og oppgavene dere skal prioritere framover. Sett deg gjerne også ned sammen med tidligere gruppeleder, for å få innsikt i rutiner og pågående prosjekter som du skal ta over oppfølgingen av.

Er speidergruppa ny, kan kretsen bidra med råd og veiledning for å etablere gode rutiner og sette deg inn i hvilke tradisjoner og rutiner som gjelder for din krets.

Post
Husk å endre postadresse både i medlemssystemet, i banken, kommunen, kontaktutvalg gruppa er med i, etc, slik at posten kommer fram!

Bankforbindelser og handlekontoer
Speidergruppa har behov for en bankforbindelse. Mange registrerer kontoen på kasserer, men det kan være aktuelt at flere kan disponere kontoen. Husk å endre disponenter når vervene endres i gruppa. En del grupper har også handlekontoer i butikker.

Internett og gruppenettside
En del grupper har egen nettside. Her finnes det flere løsninger, både standardløsninger som kan tas i bruk uten kostnad, skreddersydde løsninger og forbundets løsning. Sørg for at du som gruppeleder har tilgang til å legge ut saker og endre informasjon på nettsiden. Dere har kanskje en Facebook-side for gruppa også?

Registrering i Brønnøysundregistrene
Speidertinget har vedtatt at alle speidergrupper skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret. Da får gruppa et organisasjonsnummer og kan få bankkonto og opprette andre kundeforbindelser. Frivillighetsregisteret skal bedre og forenkle samhandlingen mellom frivillige organisasjoner og offentlige myndigheter. Se mer om registrering her. Registrering er dessuten et krav for å få Grasrotandelen. Se mer om Grasrotandelen her.

Når et nytt gruppestyre velges, skal de nye medlemmene registreres inn i Frivillighetsregisteret.

Min speiding
Norges speiderforbunds medlemssystem Min speiding har informasjon om gruppa, medlemmene, roller, medlemskontingent osv. Her foregår også påmelding til alle forbundets kurs og arrangementer og mange krets- og korpsarrangementer.

Det er gruppas ansvar at informasjonen om medlemmene er oppdatert. Informasjonen her brukes bl.a. til alders- og målgrupperettet informasjon, utsendelse av medlemskontingent-giroer og statistikk. Endringene oppdateres når de lagres, og er tilgjengelig for alle organisasjonsledd.

Det har stor betydning for gruppas utvikling hvordan dere fordeler roller og ansvar i speidergruppa. I gruppa er det mange store og små oppgaver som skal løses. Altfor ofte tar vi oss ikke tid til å diskutere hvilken måte det er mest hensiktsmessig å fordele oppgavene på. Vi gjør gjerne som vi pleier, eller den som har mest overskudd, tar på seg de oppgavene som ikke er fordelt. Dette kan slite på ledergruppa på lengre sikt, og kan ødelegge for utviklingen i gruppa og og motivasjonen hos den enkelte. En klar rolle- og oppgavefordeling er nødvendig for å skape utvikling i gruppa. Jo bedre dere klarer å fordele ansvaret, jo lettere blir det også å ta på seg ansvar. Se beskrivelsen av de vanlige rollene i en speidergruppe.

Det finnes mange måter å løse dette på. Det viktigste er å investere tid og krefter i å finne en sunn og fornuftig rollefordeling som alle gruppas bidragsytere kan finne sin plass i. Tenk også på at løsningen dere blir enige om, bidrar til å sikre gruppas utvikling på best mulig måte. Bruker dere jevnlig tid på å fordele oppgavene mer bevisst, oppnår dere mer effektivitet, bedre oversikt og forutsigbarhet og mer motiverte ledere. Det blir også mye enklere å spørre potensielle nye ressurspersoner om å bidra når dere vet nøyaktig hva dere trenger hjelp med.

Få eller mange
De fleste grupper har flere ledere å fordele oppgavene mellom. Er det slik hos dere, kan dere tilpasse oppgavene til de personlige egenskapene og preferansene til den enkelte. Les mer om dette lengre ned. Er dere derimot en speidergruppe hvor gruppeleder også er både troppsleder og flokkleder, og det bare er en liten håndfull foreldre eller andre ledere som står til disposisjon, blir utfordringen mye større. Da hjelper det lite å snakke om hvem som passer best til hvilken rolle. Oppgavene må tilpasses og løses av de få ressurspersonene dere har.

Start med å diskutere hvilke oppgaver som må løses, og hva som kan forenkle hverdagen, slik at arbeidsmengden blir overkommelig for den enkelte og for hele ledergruppa. Kanskje må dere ta noen tøffe grep i dag for å bevare motivasjonen hos lederne og sikre gruppas overlevelse i morgen! Samtidig er det viktig å ta vare på engasjementet, så vær varsom med å fjerne aktiviteter, oppgaver og annet som motiverer og gir energi. Prøv heller å tenke nytt rundt selve oppgavene. Av og til er det lite som skal til for å “løfte” en oppgave som man har slitt med å finne ansvarlige til. Ved å endre måten man gjennomfører oppgaver på, forklare dem bedre eller innføre et anerkjennelses- eller belønningssystem, kan man klare å gjøre også vanskelige eller kjedelig oppgaver mer interessante for flere. Se gruppeoppdraget om motivasjon for å lære mer om hva som motiverer oss, og hvordan dere kan arbeide med å skape motivasjon i gruppa.

Har dere mulighet til det, kan det være lurt å fordele de viktigste oppgavene på flere. Da er dere mindre sårbare hvis noen blir syke eller reiser bort, og dere sikrer samtidig erfaringsoverføring. Mange synes dessuten at det å jobbe sammen med en annen gjør det enklere eller hyggeligere å utføre oppgaver enn når man er alene om dem, forutsatt at man har en tydelig avtale om hvordan man skal samarbeide.

Hva passer for hvem?
At vi er forskjellige, er en fordel når det er mange ulike oppgaver som skal løses. Noen elsker å arbeide med speiderne og oppleve utviklingen hos dem, andre trives best i kulissene, med å ordne, organisere og legge til rette for at alt fungerer som det skal. Noen er gode til å planlegge, andre liker å formidle. Noen er på jakt etter nye utfordringer og ideer, andre foretrekker å ta seg av rutinepregede oppgaver. Bredden i interesser og evner er en viktig styrke, forutsatt at dere fordeler oppgaver og ansvar med utgangspunkt i dette.

Les mer om dette i gruppeoppdraget roller og oppgavefordeling.

Les mer om planlegging og finn konkrete tips til planlegging av årshjul, terminlister, sette strategiske mål etc. her.

Målene gruppa har satt seg er viktige i planleggingen av gruppas framtid. Disse danner grunnlaget for planleggingen av virksomheten til gruppa. Her bør gruppestyret følge opp slik at de sikrer at gruppa og enhetene har planer og at disse både samsvarer med gruppas mål og gir god speiding.

Terminlista forteller om alle aktivitetene i gruppa eller som gruppa skal delta på. Mål og terminliste utgjør planleggingen i gruppa. Denne planleggingen er viktig og nyttig av flere grunner:

Bedre speiding:
Gjennom planlegging sikres helheten i speidingen. Det blir mer sammenheng i aktivitetene, og man får muligheten til å sikre at aktivitetene til sammen bidrar til å oppfylle hele formålsparagrafen og målene gruppa har satt opp. Samtidig gir planleggingen større variasjon. Vi ser mulighetene til å tilpasse, utvide, endre, erstatte, bytte om og forbedre tidlig nok til å kunne gjøre det. Speidingen utvikler oss ved at vi gjør erfaringer med våre planer, som dermed blir bedre neste gang.

Hensyn til lederne:
Når det finnes en plan vet alle lederne hva som forventes av dem. Samtidig kan arbeidet fordeles bedre. Det blir enklere å bruke forbundets og kretsens tilbud som en del av enhetens eget program. Du vil få bedre tid, fordi mye kan gjøres når det passer for deg, heller enn i siste liten før det må være ferdig. Da har du også tid til å be om hjelp i tide. Bruk gjerne foreldre og eksterne instruktører til hjelp i speiderarbeidet.

Ved at aktivitetene er planlagt, blir du tryggere på deg selv. Om det er en plan, vet du og de andre lederne hva som skal skje og kan derfor delta for fullt uten å måtte tenke på neste programpost. Dermed kan du ha overskudd og oversikt til å takle det uforutsette og overraskelser på en god måte. God planlegging er også nyttig når ikke alle lederne kan være med hver gang. Arbeidsfordelingen kan tilpasses hver enkelt leders kapasitet.

Deltakelse fra speiderne:
Speiderne får bedre oversikt over programmet og forstår bedre sammenhengene. De vil forstå de begrensninger som er, og oppdage de mulighetene som finnes. Medbestemmelse og demokrati blir mulig, fordi vi har tid til å snakke sammen og bli enige. Patruljene og speiderne legger opp sin tid og sine planer slik at de drar nytte av de planer de selv har vært med på å legge. Hver patrulje bør også ha sin egen terminliste med temaer for møter og turer.

Bedre foreldrekontakt:
Foreldrene må tidlig få vite hva som skjer, når og hvor. De kan da tilpasse sine planer for familieaktiviteter og liknende, og finne anledning til å bli med på samlinger der de er invitert til å delta. Foreldrene vil se at speidingen er en planmessig utvikling for deres barn. Det kan gi større respekt for speiding og støtte til arbeidet. Samtidig vil planer gjøre foreldrene bevisste på hva som forventes av dem i løpet av året, f.eks. dugnader og foreldremøter. Kanskje er det en pappa som er skikkelig god til å fortelle om stjernehimmelen eller lage kniver? Eller en mamma som vet masse om spiselige planter i nærområdet eller er god på å organisere dugnad? Bruk gjerne både foreldre og andre eksterne til både praktiske oppgaver og instruksjoner. Spør i god tid!

Det er lurt å planlegge både tidspunkt, sted og programmet på møter, turer og samlinger. Dermed blir arrangementene bedre fordi vi kan bruke tiden og kreftene på den beste måten, ikke til å gjøre det som skulle vært gjort på forhånd. Men husk at planleggingen ikke skal ta overhånd. Det er bedre med få planer som fullføres enn mange som aldri settes ut i livet. Det er mye vi burde og kunne ha gjort. Uten plan blir det et problem. Med plan er det nye muligheter til bedre speiding.

Planlegging handler om å bestemme og forberede hva som skal skje i framtiden. Mye av det som skjer er en ikke herre over, men en plan er likevel viktig å ha, for uten den er dere i mye større grad overlatt til tilfeldighetene.