- Hjem
- Om Min speiding
Om Min speiding
Medlemssystemet Min speiding er et medlemsregister som inneholder informasjon om organisasjonsstrukturen og medlemmer under alle organisasjonsledd.
Her skal alle medlemmer meldes inn, og medlemmene kan selv se og redigere sin egen medlemsprofil. Min speiding brukes også til fakturering av medlemskap og til påmelding til de fleste nasjonale arrangementer og gir rapporter og statistikk.
Der finnes informasjon om navn, adresse, kontaktinformasjon (e-postadresse med mer) og medlemskap/roller. Det går an å legge inn informasjon om kontonummer og informasjon om foresatte.
Der finnes også en reskontrovisning med alle medlemskontingentgiroer og fakturaer for deltakeravgifter til arrangementer. Hvert enkelt medlem kan se spesifisering av kontingenten og åpne en pdf av hver av giroene og fakturaene som er knyttet til medlemskapet.
Oppdatert informasjon finnes tilgjengelig for både gruppe, krets, korps og forbund på samme sted til samme tid.
Min speiding oppdateres og utvikles kontinuerlig. Kanskje savner du noen funksjoner? Kom veldig gjerne med tips, feilmeldinger, ideer og forslag til forbedringer eller nyutvikling til hjelp@speiding.no.
Noe er feil - jeg får det ikke til å fungere ...
Hvis du ikke ser det du burde se, eller hvis du får feilmeldinger, sjekk følgende:
- Hvilken versjon av nettleser bruker du? Er den oppdatert?
- Har du riktig brukernavn og passord?
- Har du de tilgangene du trenger for å se det du prøver å se? (Trykk på [Handlinger] etter medlemskapet ditt under fanene Startside eller Min profil.)
- Er alt dette er i orden, men du får det fortsatt ikke til? Sjekk veiledningene, eller spør forbundskontoret, så hjelper vi så godt vi kan (hjelp@speiding.no / 22 99 22 30).
Veiledninger
Se veiledninger for medlemssystemet Min speiding på veiledninger.speiding.no.
Denne siden oppdateres med ujevne mellomrom. Er det noe du savner veiledning for der, ta kontakt på hjelp@speiding.no!
Innmelding av medlemmer
Innmelding av nye medlemmer (velkomst-e-post sendes automatisk til det nye medlemmet på den e-postadressen som registreres). Gjøres fra siden til organisasjonsleddet vedkommende skal bli medlem av.
Tilgang: Gruppeleder, kretsleder, korpsleder og alle med skrivetilgang og medlemstilgang på gruppe-, krets-, korps- eller forbundsnivå kan melde inn på sitt nivå eller under.
Reinnmelding av tidligere medlemmer
Tilgang: Hovedsakelig administrator. Når et medlem er utmeldt, mister gruppeledere osv. tilgangen til medlemmet. Derfor må en med tilgang til hele systemet gjøre jobben. Kontakt forbundskontoret. Det er en fordel å bruke det gamle medlemsnummeret på grunn av historikk, fakturering med mer.
Melde inn et medlem i flere grupper/bytte gruppe
Melde inn et medlem i flere grupper og bytte mellom grupper (NB! Vedkommende faktureres for alle grupper og kretser han/hun har medlemskap i, men selvfølgelig kun én forbundskontingent. Det er viktig at medlemskapene knyttes til samme medlemsnummer). Innmeldingen i en ny gruppe gjøres på siden til gruppa vedkommende skal bli medlem av, gruppebytte gjøres på siden til gruppa medlemmet skal bytte fra.
Tilgang: Alle som har tilgang til både medlemmet og den nye gruppa, dvs. ofte krets/korps eller forbundskontoret.
Utmelding
Bruk den grå [Handlinger]-knappen på profilsiden til medlemmet eller listen Administrere medlemmer på gruppesiden. Meld ut-knappen på medlemsregistreringssiden til medlemmet kan også brukes. Du kan melde ut flere medlemmer fra samme gruppe samtidig ved å bruke "Administrer medlemmer"-verktøyet på gruppesiden.
Tilgang: Gruppeleder, kretsleder, korpsleder, alle med skrivetilgang og medlemstilgang.
Innlogging
Innlogging for alle medlemmer med eget medlemsnummer/e-postadresse og passord.
Tilgang: Alle har mulighet til å logge inn og redigere egne opplysninger.
Bytte passord
Bytte eget passord (kan velge passord, men det kreves en viss sikkerhetsstyrke på passordet). Dette gjøres på medlemsprofilen. ([Handlinger]-knappen eller snarvei øverst på siden.)
Tilgang: Alle for seg selv, ellers alle med tilgang til å endre medlemsdata for medlemmet.
Bilde på profilen
Legge inn bilde på egen profil.
Tilgang: Alle for seg selv, samt alle med tilgang til å redigere medlemsdata for medlemmet.
- Endring av medlemsinformasjon (medlemsdata: Adresse, kontaktinfo, ønsker medlemsblad/nyhetsbrev, skole, kan bruke bilder av medlemmet mm.).
Tilgang: Alle kan endre sin egen informasjon, gruppeleder, kretsleder, korpsleder og alle med skrivetilgang eller medlemstilgang kan redigere for medlemmer på sitt nivå. - Administreringsverktøy på gruppenivå: Endre flere medlemmer på en gang: Melde ut, bytte enhet/patrulje, endre kontingentsats, bytte gruppe.
Tilgang: Gruppeleder, medlemstilgang, skrivetilgang inkl.øk, krets/korps/forbundskontoret kan bytte gruppe. - Informasjon om foresatte, foresattes navn/e-post under medlemsdata på enkeltmedlemmet.
Tilgang: Alle med tilgang til medlemmet. - Legge til ulike roller på gruppe-, krets-, korps- og forbundsnivå (peff, ombud, flokkassistent, kasserer, oppnevnt ledertrener...).
Tilgang: gruppeleder, kretsleder, korpsleder, alle med skrivetilgang kan tildele og fjerne roller til medlemmer de har tilgang til, på det nivået de har tilgang til. - Opprette enheter og slette enheter uten medlemmer (tropp, flokk o.l.) og enkelt bytte enhet på medlemmer i gruppa. Det går an å gi roller ved å "melde inn" medlem med en rolle.
Tilgang: Gruppeleder, kretsleder, korpsleder, medlemstilganger, skrivetilganger. - Påmelding til nasjonale arrangementer, både gruppevis og enkeltvis. Kan nå også brukes av grupper, kretser, korps og regioner.
Tilgang: Enkeltpersoner kan melde på seg selv til arrangementer med enkeltpåmeldingsskjema, gruppeleder, og alle med medlemstilgang og skrivetilgang på gruppenivå kan melde på medlemmer både via enkeltpåmeldingsskjema og gruppepåmelding. - Mulighet til å legge inn gjestemedlemmer (f.eks. KFUK-KFUM-speidere) som skal meldes på til våre arrangementer.
Tilgang: Administrator, tilgang kan gis til enkeltpersoner. - Fakturering og kreditering av kontingent og deltakeravgifter, innlesing av OCR-filer og manuelle betalinger.
Tilgang: Kun hovedadministratorbruker og superadmin, dvs. forbundskontoret. - Visning av alle gruppemedlemmer med redigeringsknapper og den mest nyttige informasjonen.
Tilgang: Gruppeleder, kretsleder, korpsleder, medlemstilganger og skrivetilganger på alle nivåer. - Betalingsoversikt for gruppekontingent.
Tilgang: Gruppeleder, kretsleder, korpsleder, skrivetilgang på alle nivåer. - Registrere politiattest på et medlem.
Tilgang: Gruppeleder, kretsleder, korpsleder, ansatte. Ingen kan registrere på seg selv. - Registrering av gruppas kontingent og mange ulike gruppekontingentsatser og husstandsrabattsats for gruppa.
Tilgang: Gruppeleder, skrivetilgang inkl. øk. - gruppe, administrator. - Registrering av husstandsrabatt (ved innmelding eller under medlemsdata).
Tilgang: Forbundskontoret, send e-post til nsf@speiding.no umiddelbart etter innmelding, eller ved endring til/fra husstandsrabatt. - "Mine fakturaer": Se enkeltmedlemmers/egne fakturaer (både kontingent og deltakeravgifter) med betalingsstatus og spesifisering av fakturaene, samt pdf-faktura.
Tilgang: Enkeltmedlemmet, gruppeleder, kretsleder, korpsleder, alle med skrivetilgang. - Se gruppas fakturaer med betalingsstatus og spesifisering.
Tilgang: Gruppeleder, kretsleder, korpsleder, alle med skrivetilgang inkl. økonomi. - Tilbakebetaling etter feilbetalinger.
Tilgang: Kun hovedadministratorbruker/superadmin. - Kontingentrefusjon til grupper, kretser og korps.
Tilgang: Kun hovedadministratorbruker/superadmin, dvs. forbundskontoret. - Legge inn fullførte speidermerker på et medlem.
Tilgang: Gruppeleder, enhetsleder, patruljefører. - Skrive og laste ned rapporter for gruppe, krets, korps og forbund.
Rapportene kan lastes ned som excelfil eller csv-fil. Nå vises også excel-filene med riktig tegnsett (viser æ, ø og å).
Tilgang: Gruppeleder og skrivetilgang - gruppe ser "Medlemsliste" og "Navneliste" for prosjekt (oversikt over gruppepåmelding, ligger også inne i påmeldingen). Krets-/korpsleder/skrivetilgang - korps/krets ser rapportene over, samt oversikt over alle aktive grupper - med kontaktinformasjon, oversikt over alle inaktive grupper, "antallslister"/telleing + medlemslister for valgt gruppe, alle medlemmer i kretsen/korpset per dags dato eller en valgt dato.
Administrator kan skrive noen flere prosjektrapporter og økonomirapporter. - Finne medlemstall per 31.12.2012 eller annen valgt dato/statistikk
Tilgang: Administrator, etter hvert også kretsleder, korpsleder og skrivetilgang for krets, korps og forbund.
Veiledninger
Her finner du veiledninger for grunnleggende funksjoner i medlemssystemet.
Slik tar du i bruk medlemssystemet:
1 – GÅ INN PÅ NETTSIDEN FOR MEDLEMSSYSTEMET: https://min.speiding.no.
2 – BE OM PASSORD
- Trykk på «Trenger passord».
- Skriv inn medlemsnummeret ditt eller den e-postadressen som står registrert på deg i medlemssystemet. Trykk "Send meg nytt passord".(Medlemsnummeret finnes på baksiden av Speideren, sammen med adressen din, og på medlemskontingentgiroen.) (NB! E-postadressen fungerer ikke hvis den er registrert på flere personer i medlemssystemet.)
- Nå får du tilsendt en e-post som inneholder en nettadresse. Trykk på lenken eller lim den inn i URL-feltet/adressefeltet i nettleseren.
- Etter at du har åpnet denne siden, får du tilsendt en ny e-post hvor passordet står.
3 – LOGG INN
Gå tilbake til min.speiding.no. Klikk på «Innlogging» oppe til høyre, og logg inn med medlemsnummeret ditt eller e-postadressa di som brukernavn og passordet du fikk.
Skriv inn det du søker etter i søkefeltet som du finner øverst på høyre side.
Hvis du skriver inn 3 tegn eller flere starter søket automatisk. Du vil da få en liste med forslag til forekomster som inneholder det du har skrevet inn, og kan velge fra denne listen. Husk at mellomtast og er et tegn, bruk dette når du søker etter personer som for eksempel heter "Bo". Søk da etter "Bo ".
Du kan også skrive inn det du søker etter og trykke på Enter-knappen på tastaturet. Da får du resultatet på en egen side.
Det søkes kun i de personer, grupper, kretser osv. som du har tilgang til.
SØK PÅ E-POSTADRESSE
Du kan søke på e-postadresser i systemet. Skriv inn e-postadressen, og du vil få fram alle som har denne e-postadressen registrert.
SØK MED % VED F. EKS. UKJENT MELLOMNAVN
Skal du finne en person du for eksempel kan fornavn og etternavn på, men ikke mellomnavn (eks.: Ola N. Johansen som står registrert som Ola Normann Johansen i medlemssystemet), kan du søke slik: "ola% johansen" eller "ola n% johansen".
Hvis du er usikker på hvordan et navn skrives, kan du også utelate første del av navnet, f.eks. Kristian eller Christian Hansen. Søk "ristian hansen".
SØKEBOKSTAV FOR Å BEGRENSE SØKET
I tillegg har du også mulighet til å begrense søket ved å bruke en bestemt "søkebokstav" og kolon foran det du søker etter.
Dette kan gjøre søket raskere! Ønsker du for eksempel å søke etter en gruppe som har Trondheim i navnet sitt, skriver du "g:Trondheim". Ønsker du å søke etter en krets med øst i navnet, kan du skrive "k:øst" osv.
Her er et par eksempler på søking ved hjelp av de ulike søkebokstavene:
- "g:bryne" -> søker etter grupper som heter noe med "bryne"
- "k:Trøndelag" -> søker etter kretser som heter noe med "finnmark"
- "p:landsleir" -> søker etter prosjekter som heter noe med "landsleir"
- "m:ola" -> søker etter medlemmer som heter noe med ola
- "m:ola@" -> søker etter brukere med e-postadresse som har "ola@" i seg.
- "m:@speiding.no" -> søker etter medlemmer med e-postadresse som slutter på speiding.no
- for medlemssøk kan du bruke tre søkebokstaver: "m" (medlem), "u" (user) eller "b" (bruker).
Søkebokstavene kan også kombineres slik:
"gm:stad" -> søker etter grupper og medlemmer som heter noe med "stad".
"mk:vik" -> søker etter medlemmer og kretser som heter noe med "vik".
Vanlig søk er selvfølgelig fortsatt på plass, så dette er bare ekstra funksjonalitet dersom du vil avgrense søket eller gjøre søk raskest mulig. Ofte er det like så enkelt å skrive inn navnet, medlemsnummeret eller gruppenavnet man søker etter.
Velkomstsiden du ser du når du logger inn, og den er unik for hvert enkelt medlem.
Der finner du snarveier til ulike deler av medlemsprofilen din, du kan gå til din gruppe eller til et arrangement, eller du kan bruke snarveier som du selv lager i systemet.
Viktige beskjeder
Under overskriften "Viktige beskjeder" finner du varsler om ugyldig adresse, manglende kjønn og fødselsdato, manglende politiattest med mer. Får du et varsel, setter vi pris på at du legger inn informasjonen på din profil!
Nyttige snarveier
På startsiden er det snarveier (boksene øverst til høyre) som leder til din medlemsprofil, dine medlemskap, dine fakturaer og de prosjektene du er påmeldt til eller har deltatt på. Under overskriften Godkjente medlemskap finner du din(e) gruppe(r) og eventuelle andre medlemskap. Disse navnene er også snarveier til gruppenes sider.
Lage egne snarveier
Du kan lage snarveier fra nesten alle sider i systemet. For å lage en snarvei, må du gå til den siden du vil ha en snarvei til.
- Gå f.eks. til Medlemmer-fanen på gruppesiden for å lage en snarvei til den fanen.
- Trykk på den hvite stjernen oppe til høyre (rett under LOGG UT).
- Gi navn til snarveien (slik at du skjønner hvor den leder) og lagre.
- Finn snarveien på startsiden eller i nedtrekksmenyen ved siden av stjerna oppe til høyre. Nedtrekksmenyen er alltid tilgjengelig.
Aktuelle kurs og arrangementer
Under denne overskriften finner du en oversikt over noen kurs og arrangementer som tilbys i forbundet eller i din krets, korps eller gruppe. Du kan trykke på prosjektnavnet for å gå til informasjonssiden for prosjektet eller du kan trykke på registreringsknappen for å gå til påmelding.
Her finner du informasjon om hvordan du redigerer enkeltmedlemmer.
Klikk deg inn på din gruppe (Min profil -> Medlemskap) eller skriv inn navnet på gruppa i søkefeltet.
VIKTIG: For å være sikker på at et medlem ikke blir registrert flere ganger i medlemssystemet er det lurt å gjøre et søk på medlemmets navn. Her er det bedre å søke en gang for mye enn å få dobbeltregistreringer i medlemssystemet (som også kan føre til dobbeltfaktureringer).
Du må være på gruppas side for å legge inn et medlem i gruppa
1) Gå til fanen "Medlemmer":
Klikk på +tegnet. Da får du frem denne:
2) Klikk på ”opprett nytt medlem”-lenken til høyre, da kommer du til denne siden:
3) Fyll inn kjønn, fødselsdato, navn, e-post, (det er merket for nyhetsbrev og medlemsblad som standard) og annen kontaktinformasjon. Legg til telefonnumre, foresatteinformasjon osv. Trykk på "Add more details", velg type fra nedtrekksmenyen og skriv inn informasjonen.
Skriv inn gateadresse og postnummer (poststed genereres automatisk etter at du har lagret). Du kan legge til flere adresser hvis medlemmet har det (f.eks. en for regninger og en for annen post). Ikke skriv inn datoer for vanlige adresser. Det brukes kun ved midlertidige adresser.
NB! Hvis det er tre eller flere personer i samme husstand som er medlemmer, har de rett på husstandsrabatt. Meld fra umiddelbart etter innmelding til nsf@speiding.no. Skriv navn, medlemsnummer og hvilke andre personer som er i husstanden.
I det nederste området velger du om du vil at medlemmet skal registreres direkte, om det skal stå på venteliste eller om du vil bestemme deg senere.
Så velger du medlemskontingent.
Til sist kan du velge enhet og patrulje for medlemmet.
Trykk deretter på "Lagre" (du vil få se medlemmets side) eller "lagre og opprett ny" (du vil få opp et nytt skjema direkte).
Gå inn på medlemmets profil. Dette kan du gjøre via søkefunksjonen oppe til høyre eller ved å finne medlemmet i medlemslista under fanen Medlemmer på gruppesiden. Du kan søke på navn eller på medlemsnummer.
Legge til eller endre adresser
Trykk på 
-knappen (til høyre for adressetypen) for å redigere eller legge til en adresse eller på 
for å slette en adresse.
Det er mulig å legge til flere ulike adresser, f.eks. regningsadresse, bostedsadresse, postadresse og midlertidig adresse. Har du kun en adresse registrert, blir denne brukt til alle utsendelser.
NB! Ikke bruk datoene gyldig fra/til hvis ikke det er en midlertidig adresse!
Redigere kontaktinformasjon
Trykk på-knappen (over bildet) for å redigere personlige data og kontaktdetaljer.
- Kjønn (registrer Kvinne eller Mann, det endrer seg til hhv. Jente eller Gutt for alle under 18 år).
- Fødselsdato: dd.mm.åååå - velg i rullegardinmenyen (viktig for økonomisk støtte og riktig medlemsblad)
- Motta nyhetsbrev: Ønsker medlemmet å motta nyhetsbrev per e-post?
- Motta medlemsblad: Ønsker medlemmet å motta medlemsbladet i posten? (aldersbestemte utgaver)
- Medlemsstatus: Aktiv, utmeldt, faktureres ikke, død. Denne avgjør medlemskapet.
- "Aktiv" for alle aktive medlemmer
- "Utmeldt" for utmedlte medlemmer. Stopper alle utsendelser.
- "Faktureres ikke" skal stort sett ikke brukes, personer med denne statusen får ikke faktura, dekkes ikke av
forsikring og regnes ikke som medlemmer. Kan f.eks. være kasserer eller en annen som skal ha tilgang i systemet.
- DØD ved dødsfall. Stopper alle utsendelser. - E-postadresse: Klikk på feltet for e-postadresse for å endre e-postadresse (denne gir feil på egen profil for øyeblikket, men med tilgang kan man endre for andre medlemmer).
- Husstandsrabatt: Sett kryss KUN hvis personen skal ha rabatt. Det er rabatt fra nr 3 i husstanden. IKKE sett kryss på alle i husstanden, da får de feil kontingentbeløp på giroene.
- E-post2 (hvis du vil registrere flere e-postadresser, det finnes egne for foresatte - se under)
- Telefon; Mobiltelefon, hjemmetelefon, jobbtelefon: Skriv inn telefonnummer, velg type i nedtrekksmenyen og trykk "Legg til". Lagre.
- Annen kontaktinformasjon: Hjemmefaks, hjemmeside, IM, blogg med mer .
- Kontonummer
- Foresattes telefonnummer, foresattes e-post, fars/mDors navn/e-post : et går an å skrive f.eks. (mor) bak alle aktuelle oppføringer. Det er ubegrenset antall oppføringer.
- Skole/arbeidsplass: Noen grupper vil ha kontroll på hvilken skole, yrke osv. medlemmene har. Dette kan du skrive på dette feltet.
- Husk å lagre endringene til slutt!
1. Gå til profilsiden til det medlemmet du skal registrere politiattest på.
2. Trykk på «Handlinger»-knappen og velg «Rediger medlemsdetaljer».
3. Trykk på «Handlinger»-knappen igjen og velg «Registrere politiattest». Ved å trykke «Ja», bekrefter du at du har sett attesten eller registrerer dette for en som har sett attesten.
4. Når du trykker «Ja», får du fram et nytt bilde. Fyll ut alle felt:
- Utstedt dato: Datoen som står på politiattesten (når den er utstedt fra politiet)
- Vist til: Hvem har sett politiattesten? Søk opp navn/medlemsnummer på gruppeleder (el. kretsleder/korpsleder etc.) og velg fra søkeresultatet som vises. (Du kan ikke bare skrive inn et navn som fritekst, du må søke opp en person i systemet.)
- Vist dato: Skriv inn datoen politiattesten ble vist. Valget står automatisk på dagen dato, men det kan redigeres.
- Vist for nivå: Velg hvilket nivå attesten er vist for; gruppe, krets, korps, forbund eller prosjekt.
- Da får du en nedtrekksmeny med aktuelle grupper, kretser, korps eller prosjekter. Velg blant disse.
5. Trykk på «Legg til oppføring», og politiattesten er registrert.
Her finner du veiledninger til opprettelse av og påmelding til arrangementer og aktiviteter.
Aktivitetsmodulen, noen tips:
- Spør etter det du trenger å vite, du skal klare å håndtere opplysningene i etterkant.
- Spørsmålene gir en forventning! Ber du f.eks. om kommentarer eller t-skjortestørrelse, gis det en forventning om at kommentarene blir lest og at de får en t-skjorte.
- Bruk spørsmål med alternativer heller enn fritekstfelt. Fritekstfeltene er mye mer krevende å lese i etterkant, ihvertfall hvis det er mange påmeldte. Det er vanskelig å sortere på fritekstfelt i rapporten, og mange svarer på noe annet enn det du spør om.
- Gjør klar alle spørsmålene før du legger ut skjemaet (hvis mulig), slik at deltakerne slipper å gå inn i påmeldingen mer enn en gang. Opplys i informasjon om arrangementet hvilke opplysninger det vil bli spurt etter i påmeldingen, slik at deltakerne er forberedt når de går inn i påmeldingsskjema for å melde seg på.
Før du tar i bruk aktivitetsmodulen, bør du lese veiledningene.
Veiledning:
Denne veiledningen gjelder for alle nivåer, men gruppe brukes som eksempel. Når du skal opprette et nytt prosjekt eller se gruppas (kretsens, korpsets, regionens) prosjekter, går du til gruppesiden (kretssiden, korpssiden, regionssiden) i medlemssystemet. Finn fanen "Prosjekter".
1. Gå til den oransje Handlinger-knappen og velg "Opprett nytt prosjekt".
2. Fyll inn alle opplysninger som etterspørres:
- Prosjekttype: Velg om det er en leir, et kurs e.a. Dette kan endres senere uten at det endrer noen av opplysningene som er lagret på prosjektet.
- Navn på prosjektet: Skriv et kort og greit navn, f.eks. "Gruppeleir 2012 Tredalen" eller "Ledersamling høst 2012". Årstall er viktig for å kunne skille turer og leirer fra hverandre i oversikten etterpå.
- Søk opp riktig prosjektleder (leirsjef e.l.) med en gang. Vedkommende blir lagt til i deltakerlista (uten opplysninger) og får tilgang til prosjektsidene/påmelding/rapporter.
- Dato for aktivitetens start og slutt.
- En kort beskrivelse av prosjektet. Her kan du skrive litt om leiren/turen og/eller påmeldingen, frister o.l. Flere opplysninger kan du legge til når prosjektet er lagret.
3. Lagre:
Når du har fylt inn de opplysningene du ønsker, trykker du på den grå "Opprett nytt prosjekt"-knappen for å lagre. Da vil du få fram prosjektsidene. Alle opplysninger kan endres der senere.
4. Flere opplysninger:
På prosjektsidene kan du legge inn mer informasjon i feltene til høyre. Her kan du legge inn adresse til leirstedet og kontaktopplysninger til prosjektgruppa, lenke til nettside e.l. Du kan også legge inn deltakeravgifter og hvilken som er standardsats, dvs. den som alle får hvis ikke det gjøres endringer. NB! Prosjektet blir ikke fakturert av forbundskontoret, men dere kan ta ut opplysninger om deltakeravgifter i rapporten.
Husk å trykke "Lagre endringer" nederst på siden når du har redigert ferdig.
Det er en del innstillinger som må gjøres før prosjektet kan åpnes for påmelding. De fleste av opplysningene under Basisinformasjon, legger du inn når du oppretter prosjektet. Disse kan når som helst endres. For å redigere et prosjekt, klikker du på den oransje Handlinger-knappen oppe til høyre på prosjektsiden. Du vil da få fram flere faner
Endre kontaktinformasjon og deltakeravgifter
Disse feltene er synlige uansett hvilken av prosjektfanene du har åpen.
- Legg inn kontaktinformasjon på samme måte som for medlemmer, grupper osv.
(Velg type kontaktdetalj, skriv inn tekst, legg til. Du kan redigere og slette kontaktdetaljer.)
- Legg inn deltakeravgift(er) ved å skrive inn en kort, beskrivende tekst og skrive inn summen. Trykk "legg til" for å lagre. Disse deltakeravgiftene kan legges til enkeltpersoner i gruppepåmeldingen. (Tilgangen til dette styrer du under fanen "Deltakelse og registrering".)
- Standard sats: Den deltakeravgiften du velger som standard sats, vil automatisk bli lagt på alle deltakere - med mindre det gjøres endringer manuelt i påmeldingen. Hvis du endrer standard sats underveis i påmeldingsperioden, vil den gjelde kun for dem som ble påmeldt etter endringen. De som allerede var påmeldt har fått den gamle standardsatsen. (Dette kan dermed brukes hvis det f.eks. er én pris ved påmelding før en dato og én pris for påmelding etter.)
Angående deltakeravgift:
Prosjektet er i utgangspunktet ikke fakturerbart. Forbundskontoret vil heller ikke fakturere prosjektet med mindre det gjøres en konkret avtale om dette. For grupper vil det ikke være mulig å få hjelp til faktureringen, kretser, korps og regioner kan rette sin forespørsel til nsf@speiding.no eller 22 99 22 30. Det vil fortsatt kreve noe oppfølging av prosjektgruppa, og kostnader kan forekomme. Alle prosjekter kan allikevel benytte deltakeravgifter i påmeldingen. Disse vil være synlige i rapporten, slik at dere enkelt kan finne ut hvor mye hver person eller gruppe skal betale.
Basisinformasjon
Under fanen "Basisinformasjon" finner du den mest grunnleggende informasjonen for prosjektet, som prosjektnavn, prosjektleder og dato. Her kan du også arkivere prosjektet. Da vil prosjektet flyttes under fanen "Avsluttede prosjekter", og vil ikke være synlig lenger.
Du kan også velge hvem som har tilgang til å melde seg på arrangementet. Du har to valg: 1) Alle i gruppa/kretsen/korpset/regionen hvor prosjektet er opprettet, eller 2) Alle som har url-en, det vil si nettadressen.
Lagre når du har gjort endringer. ("Lagre endringer"-knappen nederst på siden.)
Deltakelse og registrering
Under fanen "Deltakelse og registrering" gjøres de fleste innstillingene for påmeldingen. Der finner du nedtrekksmenyer for å åpne og stenge for påmelding, bare gruppepåmelding eller bare enkeltpåmelding. Der velger du også hva som skal vises i gruppepåmeldingen og hva som kan redigeres. Det kan også gjøres innstillinger for fakturamottakere og aldergrenser for deltakelse i prosjektet.
Vi tar det trinnvis. Husk å lagre nederst på siden til slutt!
1. Åpne/stenge for påmelding
2. Sette aldersgrenser
3. Faktureringsinnstillinger
4. Faner i gruppepåmeldingen
5. Valg for etater
1. Åpne/stenge for påmelding
Velg fra nedtrekksmenyene.
- For å åpne/stenge påmeldingen, velg "Påmelding åpen" eller "Påmelding stengt" fra menyen.
- For å åpne/stenge enkeltpåmeldingsskjemaet for redigering, velg "Enkeltpåmeldingsskjemaet er åpent" eller "Enkeltpåmeldingsskjemaet er stengt" fra menyen.
- For å åpne/stenge for gruppepåmelding, velg "Gruppeleder kan melde på medlemmer" eller "Gruppeleder kan ikke melde på medlemmer" fra menyen.
2. Sett aldersgrenser
Sett inn aldersgrenser for prosjektet. Dette kan påvirke hvem som kan meldes på via enkeltpåmeldingen.
Lagre nederst på siden når du har lagt inn alder.
3. Faktureringsinnstillinger
Skal forbundskontoret stå for fakturering av prosjektet? Denne endringen må du ha administratortilgang for å gjøre.
Du kan også velge hvem som kan være fakturamottaker på vegne av en enkeltpåmeldt deltaker. (Det brukes f.eks. for å gi mulighet til at gruppa eller kretsen kan betale for en deltaker på Lederløft eller Speidertinget.) Merk for alle alternativene som kan åpnes for i enkeltpåmeldingsskjemaet. (Det må lages spørsmål knyttet til dette i skjemaet etterpå.)
4. Faner i gruppepåmeldingen
Velg hvilke faner som skal være synlige i gruppepåmeldingen og hvilke som skal være redigerbare.
Dette gjøre du ved å sette "Åpen for redigering" på fanene du vil vise og "Stengt..." for fanene du vil skjule.
Du velger "Åpent for endringer" på faner du vil tillate redigering i, og "Låst for endringer" på faner du ikke vil skal kunne endres. Dette kan du gjøre så ofte du vil underveis.
Fanene ser slik ut i påmeldingen:
5. Valg for etater
Du kan legge inn at prosjektet har etater. Mest aktuelt for større leire.
Gruppespørsmål
Du kan lage egne spørsmål på en av fanene i gruppepåmeldingen under prosjektfanen "Gruppespørsmål".
Velg spørsmålstype fra nedtrekksmenyen, skriv en spørsmålstekst, lagre. Er det behov for alternativer, skriv inn ett og ett alternativ under "Valgalternativ" under spørsmålet.
Skriv inn spørsmålene i den rekkefølgen du vil ha dem. Du får ikke endret dette etterpå. (Du kan slette og lage nye.)
Du har følgende spørsmålstyper til rådighet:
- Valg av ansvarlig leder /reiseleder: Lar gruppa velge en person blant dem som er påmeldt.
- Velge ett av flere definerbare valg, ett valg på hver linje. Gruppa må velge ett alternativ. Kan være ja/nei eller flere andre alternativer.
- Velge ett av flere definerbare valg, alle valg på samme linje. (Fungerer som over.)
- Velge ett av flere alternativer fra nedtrekksmenyen. Lar gruppa velge ett alternativ fra en nedtrekksmeny.
- Avkrysningsboks som angir bekreftelse. Brukes når du f.eks. har behov for å få bekreftet at noe er fullført, forstått eller avgitt etter beste evne. NB! Vil ikke fungere å bruke som avkrysningsbokser med flere valg, siden alle må bekreftes.
- Tekstboks: Brukeren skriver inn tekst, kan være flere linjer. Større tekstfelt. hvis brukeren skriver mye, scrolles feltet.
- Tekstboks: Brukeren skriver inn tekst, en linje. For korte svar.
- Brukeren skriver inn et tall. Fungerer ikke.
Utstyr
Utstyr for bruk i henholdsvis gruppepåmelding og enkeltpåmelding.
Gå til prosjektfanen "Utstyr" for å redigere.
Utstyr til gruppepåmeldingen: Skriv inn navn (f.eks. "t-skjorte"), skriv evt. inn en varekode og en pris pr stk.
Gruppene vil da kunne bestille dette i påmeldingen, så sant fanen "Ekstramateriell" er synlig og åpen for redigering.
Utstyr til enkeltpåmeldingen: Skriv inn navn, evt. varekode, pris per stk og hvor mange hver enkelt kan bestille.
Dette påvirker hvordan valgene ser ut i enkeltpåmeldingsskjemaet. Det må lages spørsmål i enkeltpåmeldingen for å gjøre valgene tilgjengelige for deltakerne.
Gruppepåmelding - oversikt
Følgende innstillinger og valg kan gjøres for prosjektet:
- Deltakeravgift og kontaktdetaljer - høyre felt
- Dato, prosjektleder, navn, prosjekttype, status, beskrivelse - "Basisinformasjon"
- Åpne/stenge påmelding - "Deltakelse og registrering"
- Aldersgrenser - "Deltakelse og registrering"
- Faktureringsinnstillinger - "Deltakelse og registrering"
- Skal prosjektet faktureres av forbundskontoret? - "Deltakelse og registrering"
Følgende valg kan gjøres for gruppepåmeldingen:
- Visning og endringstilgang til fanene - redigeres under "Deltakelse og registrering"
- Valg for etater - "Deltakelse og registrering"
- Egendefinerte spørsmål - "Gruppespørsmål"
- Utstyr og ekstramateriell - "Utstyr"
Slik ser alle fanene i gruppepåmeldingen ut:
Følgende valg kan gjøres for enkeltpåmeldingen:
- Fakturamottaker - "Deltakelse og registrering"
- Utstyr og ekstramateriell - "Utstyr"
- Lage enkeltpåmeldingsskjema - høyre felt.
Individuell påmelding
Følgende innstillinger og valg kan gjøres for prosjektet:
- Deltakeravgift og kontaktdetaljer - høyre felt
- Dato, prosjektleder, navn, prosjekttype, status, beskrivelse - "Basisinformasjon"
- Åpne/stenge påmelding - "Deltakelse og registrering"
- Aldersgrenser - "Deltakelse og registrering"
- Faktureringsinnstillinger - "Deltakelse og registrering"
- Skal prosjektet faktureres av forbundskontoret? - "Deltakelse og registrering"
Følgende valg kan gjøres for enkeltpåmeldingen:
- Fakturamottaker - "Deltakelse og registrering"
- Utstyr og ekstramateriell - "Utstyr"
- Lage individuelt påmeldingsskjema - høyre felt.
Du oppretter et individuelt påmeldingsskjema slik:
Nederst til høyre finner du opprettede skjemaer og muligheten til å lage flere.
Skriv inn navn på skjemaet i tekstfeltet og trykk "Opprett".
Bruk et kort og greit navn. Er det bare ett skjema, kan "Påmelding" holde.
Du kommer rett inn i skjemaet. Du kan gå tilbake senere for å redigere spørsmål og tekster. Da trykker du på den grønne "Rediger"-knappen som står etter navnet på skjemaet du vil redigere.
Skjema
Skriv inn informasjon i tekstfeltene øverst i skjemaet og lagre. Her kan du skrive beskjeder til dem som skal melde seg på e.l.
Du kan lage flere faner som du kan plassere spørsmålene under. Det kan gjøre det lettere å strukturere påmeldingen i ulike temaer. Du kan også bruke en fane til administrasjon hvis du ønsker å gjøre notater, men du får ikke stengt denne for redigering uten å stenge hele påmeldingsskjemaet for redigering.
Ny fane: Trykk på det grønne plusstegnet, skriv inn fanenavn og "Legg til arkfane".
Redigere fane: Trykk på redigeringsikonet foran fanenavnet.
Slette fane med alt innhold: Trykk rød X.
Trykk "Lagre" / "Legg til" etter hver endring.
Spørsmål i enkeltpåmeldingsskjemaet
Lage et spørsmål:
- Skriv inn spørsmålsteksten
- Velg spørsmålstype fra nedtrekksmenyen
- Legg til
- Skriv inn eventuelle alternativer
Prosjektrapporter
Prosjektrapporter finner du under det enkelte prosjektet. Oppe til høyre er både rapportene, Registrering og Handlinger. (Med de rette tilgangene finner du det også i rapportsenteret.)
Du kan laste ned rapportene i excel- eller csv-format.