Prosjektarbeid er en arbeidsmetode der speiderne selv med utgangspunkt i et problemområde, en problemstilling eller en konkret oppgave definerer og gjennomfører et målrettet arbeide fra idé til ferdig produkt, konkret resultat eller praktisk løsning.
Poenget er altså at det er speiderne som skal planlegge, lede og gjennomføre oppgaven. Lederne bidrar som veiledere.
Prosjektarbeid innebærer å sette klare mål som man skal nå, finne ute hva som skal til for å nå målet - og så gjøre det! Et prosjekt har altså et tydelig definert forløp som kan oppsummeres gjennom følgende hovedpunkter:
- Velge og definere oppgave/ sette mål
- Planlegging - finne ut hva som skal til
- Forberedelser og gjennomføring
- Avslutning og evaluering
Hva er formålet med et prosjekt?
Et speiderprosjekt har to formål:
- Prosjektarbeid har egenverdi som en arbeidsmetode, der formålet er å lære å samarbeide, sette mål, planlegge, holde oversikt, ta ansvar osv.
- Prosjektets definerte formål i form av en forventet effekt eller et oppnådd resultat.
Hva kan være et speiderprosjekt?
Et speiderprosjekt kan være:
- å dra på en spesiell reise, tur eller ekspedisjon
- å sette opp et show
- å arrangere noe, for eksempel en strandryddedag eller en åpen speiderdag
- å bygge eller lage noe, for eksempel en klatrevegg eller en gamme
Det er ikke egentlig hva man gjør som gjør det til et prosjekt. Det som er viktig er at man bruker prosjektmetoden.
Enkelte ganger kan det hende at formålet og til en viss grad fremgangsmåten i et prosjekt er definert av noen andre enn prosjektdeltakerne selv. Eksempler på slike prosjekter finnes i Speiderbasen, og de er ment som opplæring i prosjektmetoden og inspirasjon for speidere. Et godt eksempel på slike prosjekter er aktualitetsprosjekter. Et aktualitetsprosjektet er en spesiell type prosjekter som tar for seg en aktuell utfordring i samfunnet, der målet er å skape mest mulig engasjement og aktivitet blant speidergruppene. I et aktualitetsprosjekt har noen andre beskrevet formålet og/eller rammene, men speiderne har frihet til å finne ut av resten selv.
Se i Speiderbasen for forslag til mange spennende prosjekter.
Nedenfor finner du beskrivelse av prosjektmetoden og en prosjektmal som dere kan bruke til å planlegge prosjektet.
Et prosjektarbeid kan deles inn i ulike faser:
- Hva skal vi gjøre? Hva skal prosjektet være?
Man kan finne på en problemstilling eller et prosjektmål selv, eller man kan gjennomføre et prosjekt som noen andre har funnet på. I denne fasen kan man drømme og idémyldre på ulike prosjekter man kunne tenke seg å jobbe med. Til slutt skal speiderne bli enige og sammen sette et mål for prosjektet.
Bli inspirert:
- Seks tenkehatter
- Idemyldring og brainstorming - hva kan en gryte brukes til
- Vi må lære noe, men vi må også kunne gjennomføre prosjektet
I denne fasen skal speiderne se på vanskelighetsgraden til prosjektet de har valgt, og om det lar seg gjennomføre. Prosjektet må være slik at det blir utfordrende, men ikke umulig.
Speiderne presenter så prosjektidéen og skissen for den "myndighet" som blir involvert. Det kan være troppsledelsen, gruppeledelsen, hyttestyret, kretsstyret, noen i nærmiljøet osv. Får dere lov til å gjennomføre dette prosjektet?
Eventuelt justeres mål og forventninger til prosjektet etter innspillene som kommer inn.
- Planlegging må til!
Hva må gjøres? Lag en oversikt over hva som må gjøres og når det må gjøres. Dette kalles ofte for en fremdriftsplan.
Krever planen deres utstyr eller penger? Lag en oversikt over behovene og et budsjett. Se for deg dere hvordan dere kan få økonomisk drahjelp.
Finn ut av ansvarsområder og oppgaver. Hva innebærer disse jobbene? Bruk gjerne en mer detaljert mal for prosjektplanlegging (se Prosjektmal) for å strukturere tankene og prosjektet.
- Forberedelser
Fordel ansvarsområdene og oppgavene mellom dere. Prøv å la folk jobbe innenfor sitt interessefelt, men husk at ingen har vondt av å lære noe nytt. Oppgavene bør være en utfordring for deltakerne.
Øv på de fysiske, teoretiske og praktiske kunnskaper som trengs for å klare å gjennomføre prosjektet.
Det er viktig å støtte og motivere hverandre under forberedelsene. God veiledning er viktig i denne fasen. Sørg for at alle er med og at alle gjør sine oppgaver. Det er som regel her folk kan falle av lasset. Kanskje man skulle ha laget en prosjektkontrakt?
- Gjennomføringen
Husk at alt ikke trenger å gå som planlagt. Bruk sunn fornuft. Det er lov å endre litt på planene underveis.
- Evalueringen etterpå
Evaluer prosjektet som helhet.
Har vi nådd målet?
Ble det som forventet?
Hva har vi lært?
Hva kunne vi gjort annerledes, hva skal vi huske til neste prosjekt?
Hva opplevde vi som mest positivt?
Evaluer den enkelte deltaker:
Innsats, kommunikasjon, læring, samarbeide, tidsbruk.
Hver og en har behov for og krav på positiv tilbakemelding.
Alle må kunne ta til seg utfordringer fra de andre i prosjektgruppen.
Sjiraffspråket er en fin metode å snakke sammen på for å unngå krangling og dårlig stemning under evalueringen.
- Avslutningsfest!
Når prosjektet er avsluttet så må det feires! En hyggelig aften sammen hvor man formelt avslutter prosjektet. Man kan benytte anledningen til å dele ut diplomer, merker e.l. Se på bilder. Kanskje dere har laget en film under prosjektet?
- Prosjektidé
Hva er ideen? Hva er oppgaven? Hva er tanken bak?
- Prosjektmål
Hva skal vi oppnå med dette og hvorfor gjør vi det? Hvilken misjon har prosjektet?
- Personlige mål
Hva ønsker hver enkelt speider å oppnå gjennom dette prosjektet. (Stikkord: Utviklingsmål, opplevelsesmål, ferdighetsmål o.l.)
- Størrelse og arbeidsmengde
Hvor lang tid kommer dette til å ta?
Trenger vi mange folk til dette?
Hvor mye arbeid innebærer det?
Kan vi dele opp i flere mindre oppgaver eller faser?
- Hva trenger vi?
- kunnskaper
- ferdigheter
- motivasjon/ledelse/annet
- utstyr
- hvor henter vi dette?
- Økonomi
Budsjett
Hvor henter vi penger?
Egenandel
Sikkerhet
- Prosjektledelse og ansvarsfordeling
Hvem er prosjektleder?
Fremdriftsplan, tidsfrister osv.
Hvem gjør hva?
- Gjennomføring
Husk å holde fatt i målet!
Husk framdriftsplan og budsjettet
Husk å kommunisere
Husk å ha det gøy!
- Avslutning - Evaluering
Hva har vi egentlig gjort?
Hva har vi lært?
Nådde vi målene våre?
Kunne vi gjort noe annerledes?
Hva gjør vi nå?
Husk å gjøre opp regnskapet.
Prosjektrapport.
Når man skal gjennomføre et stort arrangement, er det mye å forholde seg til - både administrative rutiner og andre nødvendigheter som kommunikasjon og informasjon, materiell og utstyr, transport og mat og mye mer.
For å gjøre prosjektlederens oppgave lettere, har vi utarbeidet en verktøykasse for prosjektledere som inneholder oppsummering av de viktigste momentene ved planlegging og gjennomføring av et prosjekt/arrangement samt en rekke nyttige maler og dokumenter som kan brukes av prosjektlederen. Verktøykassen er hovedsakelig beregnet på prosjektledere sentralt i forbundet, men mange av tipsene vil også være nyttige for prosjektledere på andre nivåer i organisasjonen.
"Ledelse i Norges speiderforbund" er et annet nyttig dokument som beskriver prinsipper for ledelse i Norges speiderforbund. Det kan være lurt å gjøre seg kjent med innholdet før du tar fatt på oppgaven som prosjektleder.
