Meny

Organisering, roller og ansvar i krets/korps

Kretsen består av speidergruppene i et geografisk område og et kretsapparat som ivaretar kretsens ansvar og oppgaver. Speidergruppenes representanter i kretstinget velger et kretsstyre som leder kretsen mellom kretstingene. Ofte fordeles oppgavene også til andre frivillige eller ansatte. Alle som arbeider med å ivareta kretsens ansvar omtaler vi som kretsapparatet i dette dokumentet.

Sammensetning og organisering av kretsstyret

Kretsstyret har det overordnede ansvaret for at alle kretsens ansvarsområder og oppgaver er ivaretatt og medlemmene har et godt tilbud. Det er viktig for kretsstyret å ha god oversikt over alle kretsens oppgaver, for å være i stand til å fordele oppgavene seg imellom og vurdere hvilke oppgaver som skal delegeres videre.

Oppgavene og ansvarsområdene varierer i både omfang og karakter. Det er derfor en fordel at kretsstyret består av mennesker med forskjellige evner, interesser, kompetanse og erfaringer. Valgkomiteen har en viktig rolle i dette, og må ha en god dialog med det sittende kretsstyret om hva slags kandidater som trenges ved neste valg. Det er likevel ikke alltid man har så mange å velge mellom, og derfor er det like viktig å ha en god prosess når man skal fordele oppgavene i et nyvalgt styret. Dette må gjøres slik at de enkeltes erfaringer og kompetanse blir utnyttet på best mulig måte.

Det er ulike måter å fordele arbeidet i kretsstyret på. Her er noen eksempler:

  • Det opprettes faste roller i styret som nye styremedlemmer velges til, på samme måte som man allerede gjør med kretsleder og visekretsleder. Styremedlemmene kan f.eks. være roveransvarlig, arrangementsansvarlig, sekretær eller økonomiansvarlig. Dersom enkelte oppgaver delegeres til andre, bør det være en kontaktperson i kretsstyret som følger opp dette arbeidet. Det kan også være to til fem ulike beskrivelser av styremedlemmer med ulike “stillingsbeskrivelser” eller oppgavelister. En slik måte å organisere kretsstyret på kan også gi kretstinget bedre mulighet til å ivareta behovet for at ulik kompetanse er representert i styret.
  • Styret fordeler oppgavene fritt mellom seg når de er valgt (bortsett fra oppgavene som ligger spesielt til kretsleder). Dersom det gjøres på en slik måte, er det lurt å ha en liste med oppgaver som ligger til styret, slik at ingenting blir glemt. Fordelingen av ansvar og oppgaver bør gjøres skriftlig, og må formidles til kretsens medlemmer og speidergrupper, som minimum på nettsidene til kretsen. Om det lages en beskrivelse av faste oppgaver i styret eller om oppgavene fordeles på nytt etter hvert valg, er opp til kretsstyret å avgjøre, men det kan være en fordel å ha en detaljert oversikt over de oppgavene som ligger til kretsstyret, slik at det er lett å fordele ansvaret for styremedlemmene. Kretstinget bør uansett sørge for å velge et bredt sammensatt styre med en samlet kompetanse som gjør det mulig å utføre alle kretsstyrets oppgaver på en god måte.

 

For å lette overgangen og erfaringsoverføringen mellom det “gamle” og det nye kretsstyret bør det avtroppende kretsstyret:

  • sørge for god arkivering
  • ta vare på tidligere saksdokumenter og protokoller
  • beskrivelser av organisering
  • oversikt over oppnevninger med mer, slik at det er lettere for et nytt kretsstyre og en ny kretsleder å overta roret.
     

To eksempler på organisering av et styre
Her følger to eksempler på hvordan en krets og et korps har organisert sitt styre:

 

Organisering av kretsapparatet
Det er mange arbeidsoppgaver og ansvarsområder som er tillagt kretsen, og du finner oversikten over dem i vedlegget Roller i kretsen. For å sikre god oppfølging av alle disse områdene, bør noe delegeres til andre frivillige i kretsen. 

Kretsapparatet kan bestå av:

  • ledertrenere
  • ombud

  • komiteer

  • arbeidsgrupper

  • prosjektgrupper

  • enkeltpersoner med ansvar for spesifikke oppgaver

  • kretsansatt(e)

Frivillige i kretsapparatet oppnevnes som regel av kretsstyret. 

Fordeling av oppgaver i kretsapparatet
Kretsstyret har ansvaret for at kretsen følger opp alle sine ansvarsområdet. Det er allikevel ikke slik at kretsstyret må utføre alle oppgavene som ligger til kretsen. Det er ulike måter å fordele oppgavene på. Her kommer noen forslag.

Ofte delegeres en del administrativt og praktisk arbeid til en ansatt, f.eks. posthåndtering, utsendelser, påmeldinger, innkjøp med mer. Dette kan også legges til en frivillig kretssekretær. Regnskapsrelaterte tjenester kan med fordel kjøpes fra et regnskapsfirma.

Arrangementer
Alle arrangementer uavhengig av størrelse bør ha en prosjektgruppe, og gjerne en egen teknisk stab. En prosjektgruppe kan gjerne bestå av så få som to personer, og disse kan hvis nødvendig være medlemmer av kretsstyret. Men poenget med å ha navngitte ansvarlige er at noen tar hovedansvaret for at noe skjer, mens de andre i kretsstyret får lov til å konsentrere seg om andre oppgaver.

Kretser som har en fungerende ombudsordning delegerer ofte ansvaret for en del målgruppespesifikke arrangementer til kretsens ombud. Les mer om ombud lenger ned.

Arrangementer som kretskonkurransen, småspeiderdager eller lignende faste, felles arrangementer for kretsen, kan også gå på rundgang mellom gruppene, gjerne to-tre grupper sammen. Da er det fint å sette opp lista for lang tid framover, slik at gruppene kan legge inn dette på planen sin. En slik ordning kan gjøres enda mer forutsigbar ved at man lager faste kretspatruljer, som er tre til fem grupper i kretsen som samarbeider om å ha ansvar for tildelte kretsarrangementer. Da blir det mindre sårbart dersom en gruppe har få ledere eller mindre kapasitet en periode. 

Hvis kretsen velger å tildele ansvaret for arrangementene til gruppene er det viktig å avklare følgende:

  • ønskede mål og rammer og tilgjengelig økonomi for arrangementet

  • hva gruppen(e) har ansvar for (teknisk, program eller begge deler)

  • hvem som er kontaktperson i kretsstyret og kan ved behov støtte gruppene i forberedelsene

  • hva annet kretsen kan bidra med, for eksempel utstyr, lokaler, informasjon, verving av stab osv

Ansvarsfordeling ifm ledertreningen
Kretsen har ansvar for å arrangere forbundets grunntrening: Lederstart, Trinn 1, Trinn 2, Trinn 3, og Peffkurs 1 og 2. I tillegg kan kretsen på eget initiativ tilby annen ledertrening til sine medlemmer, for eksempel emne- og fordypningskurs, fagkvelder, motivasjonssamlinger og seminarer. Ansvaret for ledertreningen i kretsen er fordelt mellom ledertrenere og kretsstyret, og et eventuelt lederombud, der kretsstyret har ansvaret for tilretteleggingen og kan komme med ønsker og føringer.

Som minimum skal kretsen sørge for at det tilbys Lederstart til alle nye ledere i speidergruppene i kretsen. Dette skal være gjennomført før lederne kan begynne på grunntreningen. Lederstart består av introkurset, som lederne tar ved egenlæring, og ledersamtalen som gjennomføres i kretsen. Ledersamtalen kan gjennomføres av ledertrenere eller medlemmer av kretsstyret. I enkelte tilfeller kan kretsstyret velge å delegere bort ansvaret for ledersamtalen til gruppene (gruppestyrene).

Ombud
Kretsen kan ha ombud som får ansvar for sine egne arbeidsområder og jobber på vegne av kretsstyret for å tilby gode kurs og aktiviteter og støtte til speidergruppene og medlemmene i kretsen. Et ombud kan bestå av én eller flere personer. Ombudene jobber i samarbeid med kretsstyret.

Ombudet arbeider i tråd med det “mandatet” det har fått av kretsstyret. Ombudets arbeid koordineres og ledes av en ombudsleder.

Ombudets oppgaver:

  • Utvikle arbeidet i kretsen innenfor ombudets ansvarsområde.

  • Gi støtte og hjelp til gruppene/medlemmene i kretsen innenfor ombudets ansvarsområde.

  • Bidra til at tilbud utviklet av forbundet nasjonalt innenfor ombudets ansvarsområde, blir til nytte for alle kretsens medlemmer.

  • Arbeide med et godt tilbud til målgruppen i kretsen, og bidra til aktiviteter som støtter opp rundt den enkelte speiders egen utvikling.

  • Være rådgiver for og gi innspill til kretsstyret innenfor ombudets ansvars- og kompetanseområde.

  • Holde god kontakt med relevante målgrupper/ledere i gruppene.

Det kan være ulike ombud, og her er noen eksempler:

Del saken