Kretsting

Kretsstyret har ansvar for at det blir gjennomført kretsting, og det er vanlig at kretsstyret forbereder saker og saksdokumenter (ev. ved hjelp av sekretær/ansatt). Kretsstyret har mulighet til å sette agendaen og bruke denne demokratiske arenaen strategisk i kretsens arbeid.

Noen tips i planleggingsfasen:

• Start planlegging i god tid.
• Sett dato tidlig og få den inn på terminlista, så speidergruppene kan sette av tidspunktet på sine terminlister. Velg et klokkeslett og dag som passer målgruppa (representanter fra ca 12-100 år). Ikke for tidlig, ikke for sent.
• Avtal hvem som skal lede møtet, skrive protokoll osv. (=finn kandidater til valgene under konstitueringen av kretstinget)
• Send ut invitasjon, informasjon og frist for å komme med forslag til saker som skal behandles på kretstinget i god tid. Gruppetingets frist for å komme med saker til kretstinget er én måned før kretstinget (hvis ikke kretstinget har vedtatt noe annet). Informer også om hvordan (skjema? e-post?) forslagene skal skrives og hvor de skal sendes.
• Sjekk antallslistene fra NSF for å finne antall representanter fra hver gruppe og hvilke grupper som kan stille med representanter.
• Beregn god tid til å ferdigstille saksliste og saksdokumenter og send innkalling til speidergruppene. SIste frist for innkalling og saksdokumenter er to uker før kretstinget starter.
• Planlegg gode rammer rundt møtet (fysisk eller digitalt møte, verktøy, stoler/bord, skjerm, servering, andre fasiliteter?)

Planlegg godt og forbered dere godt på å lede møtet, presentere saker osv., lær dere eventuelle verktøy dere skal bruke og test på forhånd. Ha en plan.

Kjøreplan:
Lag en enkel kjøreplan med hvilke saker som skal behandles, eventuelle andre innslag i møtet, hvor lang tid det er beregnet å bruke på hvert punkt og hvem som har ansvaret for punktet. Legg også inn påminnelser om hvilke begreper e.a. som behøver en forklaring underveis i møtet for å sikre at alle henger med.

Husk at ikke alle er drevne møtedeltakere eller har like god oversikt som dere i kretsstyret.

Kretstinget består av kretsstyrets medlemmer og representanter for speidergrupper som oppfyller § 2-2-1 i NSFs lover.

Krav til speidergruppene for å kunne stille representanter til kretstinget:

• Minst 5 betalende medlemmer under 26 år pr. 31.12. (se antallslistene)
• Minst én aktiv enhet (beverkoloni, flokk, tropp og/eller roverlag)
• Registrert i Frivillighetsregisteret (i Brønnøysundregistrene)

Representantene:

• Gruppeleder er representant gjennom gruppeledervervet - med gruppestyremedlemmene som vararepresentanter
• I tillegg én valgt representant per påbegynte ti betalende medlemmer (se utregning)
• Minst 1/3 av de valgte representantene (ikke gruppeleder) skal være under 26 år ved utgangen av året kretstinget avholdes. (Det vil si ved valg av én representant, må den være under 26 år, ved valg av to representanter må minst en av dem være under 26 år, ved valg av tre representanter må minst en av dem være under 26 år osv.)
• Det velges også vararepresentanter, som stiller dersom en representant må melde avbud.

Dersom en gruppe ikke har representanter under 26 år, vil de miste disse stemmene. De kan stille med øvrige valgte representanter, og disse vil alle ha stemmerett. Gruppa mister altså bare dem som ikke har møtt.

Saker og saksliste
En saksliste skal inneholde alle saker som skal behandles av kretstinget, gjerne med saksnummer, så det er lett å finne fram i saksdokumentene. Det kan ikke gjøres vedtak i saker som ikke står i sakslista innen fristen for utsendelse (to uker før møtet).

Det er kretsstyret, kretstingets medlemmer og gruppeting som kan fremme saker til kretstinget. Sakene skal være innsendt senest en måned før kretstinget møtes, hvis ikke annen frist er satt av kretstinget.

Kretstinget skal behandle følgende saker:

• Konstituering av kretstinget
  • Valg av ordstyrer(e), tellekorps, referent(er) og to personer til å underskrive protokollen
  • godkjenning av innkalling
  • godkjenning av saksliste
  • godkjenning av forretningsorden
• Saker:
  • godkjenning av årsmelding
  • godkjenning av regnskap og revisjonsberetning
  • godkjenning av arbeidsplan
  • godkjenning av budsjett
  • fastsette kretskontingentsats(er)
  • eventuelle andre innsendte saker
• Valg:
  • kretsleder
  • visekretsleder
  • kretsstyremedlemmer og ev. varamedlemmer
  • valgkomite
  • revisor
  • kretsens representanter og vararepresentanter til Speidertinget
  • kretsens representanter til Speiderforum. Ved dette valget har bare kretstingets speiderrepresentanter stemmerett.
  • kretsens representanter til Roverforum. Ved dette valget har bare kretstingets roverrepresentanter stemmerett.
  • andre valg

Saksdokumenter
Med sakslista bør det også følge litt mer utfyllende saksdokumenter, f.eks. forslag til forretningsorden, kandidater på valg, litt om bakgrunnen for sakene med mer. Det bør også stå hvem som er forslagsstiller, forslag til vedtak i hver enkelt sak og kretsstyrets innstilling til vedtak.

Mer om sakene

Konstituering vil si å velge personer som skal ivareta møteledelse og sikre at møtet går rett for seg, og konstatere at alt har gått riktig til med innkalling, dokumenter og representanter. Kretsstyret forbereder sakene til konstituering (finner kandidater og forretningsorden).

Årsmelding er et dokument som forteller om kretsens aktivitet gjennom foregående år, gjerne også med hvilke personer som hadde verv, hvor mange medlemmer og grupper kretsen hadde og annen nyttig informasjon om kretsens virke. Årsmeldingen inkluderer ofte styrets årsberetning. Årsmeldingen skrives normalt av kretsstyret og skal godkjennes av kretstinget. Årsmeldingen skal legges ved årsrapportskjemaet som sendes inn i Min speiding innen 31. mars.

Regnskap og revisjonsberetning ferdigstilles av hhv. regnskapsfører og revisor og legges fram for kretstinget til godkjenning.

Arbeidsplan er kretsens mål for kommende periode, gjerne noen satsningsområder kretsen ønsker å jobbe med og eventuelt tiltak for å nå målene. En arbeidsplan kan være en plan for en kortere periode som bidrar til å nå målene i f.eks. en femårsplan eller tiårsplan. Bruk gjerne NSFs langtidsmål og arbeidsplan (som vedtas av Speidertinget) som grunnlag for mål og prioriteringer i kretsen. Tenk på ha som er mest relevant for deres krets, hva dere har folk til å jobbe med og hvor "skoen trykker". Sett realistiske mål, ha gjerne konkrete tiltak og vær passe ambisiøse!

Terminliste/arrangementsplan er også vanlig å behandle på kretstinget.

Budsjett er en plan for hva kretsen forventer/ønsker å bruke penger på dem kommende perioden. Budsjettet skal vise forventet overskudd/underskudd og forventet inntekt fra medlemskontingent (kretskontingent). Det er kretstinget som vedtar kretskontingentsatsen. Kretstinget sikrer forsvarlig økonomisk styring og gir rammer for kretsstyrets bruk av midler.

Innsendte saker: Kretstingets medlemmer, gruppetinget i speidergruppene i kretsen og kretsstyret kan fremme saker. Gruppene kan sende inn saker som de ønsker at kretstinget skal behandle innen en måned før kretstinget (eller den fristen som er satt av kretstinget).

Valg av kretsstyre, valgkomite, revisor og representanter til Speidertinget, Speiderforum og Roverforum. Valgkomiteen legger fram kandidater og komiteens innstilling for kretstinget, gjerne i saksdokumentene på forhånd. Det er i utgangspunktet anledning til å komme med benkeforslag til alle valg på kretstinget. Les mer her.

Årsmøte
Årsmøtet må gjennomføres før 31. mars for å rekke fristen for innsending av årsrapportskjema (som skal vedlegges årsmelding og regnskap, samt protokoll fra årsmøtet). Følgende saker må dermed behandles på kretstingets årsmøte: Konstituering, årsmelding, og regnskap og revisjonsberetning. Øvrige saker kan behandles på et annet møte i kretstinget.

Det er kretstingets medlemmer som har stemmerett. Det vil si kretsstyrets medlemmer, alle gruppeledere og valgte representanter for speidergruppa (skal velges av gruppetinget). Minimum 1/3 av representantene skal være under 26 år ved utgangen av året kretstinget avholdes. Gruppestyrets medlemmer er vara for gruppeleder.

I forretningsordenen står det hvem som har møterett, talerett og stemmerett. Kretstinget kan velge å gi møte- og talerett til andre enn kretstingets medlemmer.

Leder for komiteer oppnevnt av kretsstyret har møte- og talerett på kretstingets møter. Valgkomiteen, regnskapsfører og revisor har talerett ved behandling av relevante saker.

Møterett:
Den som bare har møterett, kan komme på møtet og observere diskusjonene, men får ikke ta ordet eller stemme.

Talerett:
Den som har talerett kan delta i diskusjonene, men ikke stemme. Kretstinget kan gi talerett i enkeltsaker eller hele møtet.

Stemmerett:
Den som har stemmerett har også møte- og talerett, kan komme på møtet, ta ordet og avgi stemme.

Kandidater
Personer som velges til ulike verv i kretsen kalles tillitsvalgte. For å være tillitsvalgt må man (iflg. Retningslinjer om ledere og tillitsvalgte):

• ha den nødvendige bakgrunn og kunne ta det organisasjonsmessige ansvar som funksjonen krever
• ha de nødvendige faglige kvalifikasjoner for oppgaven, eller være villig til å tilegne seg det
• være villig til aktivt å samarbeide med andre for å fremme speidingens ide og arbeidsmetoder
• skrive under erklæring for tillitsvalgte (Erklæring for frivillige i Norges speiderforbund)

Alminnelig flertall
Alle valg skal avgjøres ved alminnelig flertall, hvis det er én kandidat eller ett forslag, kan akklamasjon benyttes. Alminnelig flertall vil si mer enn halvparten av avgitte stemmer. Ved stemmelikhet faller forslaget.

Akklamasjon
Akklamasjon vil si at kretstinget klapper for å vise sin støtte til kandidaten eller forslaget. Det kan benyttes når det er forventet at forslaget vil gå igjennom, det ikke har kommet innsigelser eller når det kun er én kandidat til et valg. Typisk brukt ved godkjenning av innkalling og saksliste, valg av ordstyrere, referenter og tellekorps, ved valg med bare én kandidat, eller valg der det er like mange kandidater som det skal velges.

Benkeforslag
Å legge fram et benkeforslag vil si å foreslå en kandidat til et valg i møtet. For at en kandidat skal kunne foreslås til et verv, må vedkommende ha blitt forespurt og ha takket ja til å stille, og må være egnet til å ha vervet.

Valgene i konstitueringen:

• Kretsstyret forbereder valget og innstiller til vedtak
• Det er ingen andre krav til ordstyrer, tellekorps og referenter enn at de kan klare oppgaven
• Protokollunderskriverne er representanter på kretstinget.

Valg til kretsstyret:

• Det skal være en kretsleder, som velges for to år, og visekretsleder og minimum 2 kretsstyremedlemmer som velges for ett eller to år.
• Kandidater til kretsstyret må oppfylle kravene til å være tillitsvalgte, dvs. 
  • ha den nødvendige bakgrunn og kunne ta det organisasjonsmessige ansvar funksjonen krever
  • ha de nødvendige faglige kvalifikasjoner for oppgaven eller være villig til å tilegne seg det
  • være villig til å aktivt samarbeide med andre for å fremme speidingens ide og arbeidsmetoder.
• Kandidatene må være forespurt og ha takket ja til å stille til valg

Valg av kretsens revisor:

• Revisor skal være myndig og kan ikke være medlem av kretsstyret. 
• Det er ingen formelle krav, f.eks. til autorisasjon.
• Revisor gir sin revisjonsberetning til kretstinget.

Nære relasjoner:

• Kretsleder, regnskapsfører og revisor skal være tre forskjellige personer som ikke er i nær familie eller har en annen nær relasjon til hverandre.
• Ikke kjærester, familie, bestevenner

Representanter til Speidertinget:

• Antallslistene fra siste årsskifte viser antall unike betalende medlemmer i kretsen, som er grunnlag for antall representanter til Speidertinget. Les mer om utregning av representanter.
• Kretsleder er representant, med visekretsleder som vara. Hvis denne også melder forfall kan et kretsstyremedlem oppnevnes av kretsstyret som vara (§ 2-5-1, 5. avsnitt).
• Kretstinget kan velge én representant per påbegynte 300 medlemmer.
• Hvis det skal velges to eller flere, må minst ⅓ være under 26 år ved utgangen av speidertingsåret.
• Husk å velge vararepresentanter! 

Representanter til Speider- og Roverforum:

• Hver krets kan velge to representanter til Speiderforum og to representanter til Roverforum.
• Representantene til Speiderforum må være 13-16 år ved utgangen av forumåret.
• Representantene til Roverforum må være 16-20 år og 16-25 år ved utgangen av forumåret.
• Husk å velge vararepresentanter! 
• Etterstrebe ulik gruppe og kjønn, men det er ikke et krav.
• NB! Det er bare kretstingsrepresentantene i alderen 13-16 år som kan stemme til Speiderforum og 16-25 år som kan stemme til Roverforum

Valg er valg!

• Det er krav om at representanter skal velges av kretstinget. 
• Navnene på de tillitsvalgte (kretsstyret, revisor) skal stå i protokollen (også eventuelle varamedlemmer til kretsstyret)
• Navnene på de valgte representantene skal stå i protokollen fra kretstinget.
• Navnene på de valgte vararepresentantene skal stå i protokollen fra kretstinget
• Det kan ikke gis fullmakt til at grupper eller kretsstyret eller andre skal finne representanter.

Valgperioder:

• Der lovene ikke regulerer om det velges for ett eller to år av gangen, er dette opp til kretstinget å avgjøre. Det kan f.eks. handle om ønske om overlapp i styret, at noen må trekke seg eller annet.
• Tillitsvalgte skal være maks seks år sammenhengende i samme verv. Kan velges på nytt etter et opphold på ett år.
• (Bør også etterstrebes i andre verv, f.eks. enhetsledere.)
• Til Speidertinget og Speider- og Roverforum er funksjonstiden fra konstituering av det tinget de valgt til fram til neste speiderting konstitueres. (Det betyr at de har forslagsrett til neste speiderting.)

Fra “Retningslinjer om ledere og tillitsvalgte”, oppdatert 1994:

Den som skal kunne velges må:
• ha den nødvendige bakgrunn og kunne ta det organisasjonsmessige ansvar som funksjonen krever. 

• ha de nødvendige faglige kvalifikasjoner for oppgaven, eller være villig til å tilegne seg det.
• være villig til aktivt å samarbeide med andre for å fremme speidingens ide og arbeidsmetoder. 

• skrive under erklæring for tillitsvalgte (lederavtalen?) - taushetserklæring

Fra NSFs lover:

 § 2-3-5 Kretsleder velges for to år. Visekretsleder og øvrige styremedlemmer velges for ett eller to år om gangen etter kretstingets bestemmelse.

Medlemmer til valgkomité og revisor velges for ett år om gangen.

For speiderrepresentanter og roverrepresentanter med vararepresentanter til Speiderforum og Roverforum, er funksjonstiden fra åpningen av første Speider- og Roverforum etter valget til åpningen av neste Speider- og Roverforum.

Valg til kretsstyret, Speidertinget, Speiderforum og Roverforum forberedes av en valgkomite. Valgbare er alle som oppfyller kravene til å være tillitsvalgt eller leder, og har sagt seg villig til å motta valg. 

Ansatte i et organisasjonsledd i NSF kan likevel ikke være medlemmer av kretsstyret eller valgkomiteen.

Alle valg avgjøres ved alminnelig flertall.

Det skal føres protokoll fra alle møter i kretstinget. En protokoll er en kort og presis gjengivelse av det som ble behandlet og bestemt i møtet. Protokollen skal inneholde:

• hvor og når kretstinget ble avholdt (sted og dato)
• hvem som var til stede på kretstinget (liste over representantene)
• alle saker som ble behandlet og hva kretstinget ble enige om - med saksnummer, forslag til vedtak, ev. kretsstyrets innstilling og endelig vedtak. Saker som omhandler valg skal inneholde kandidater, valgkomiteens innstilling og hvem som ble valgt og hvordan de ble valgt (stemmetall eller akklamasjon). Det er også lurt å skrive hvilke personer som ikke er på valg, men fortsetter i sine verv i kretsstyret. Det kan også stå de viktigste punktene fra diskusjonene.

Protokollen bør gjøres tilgjengelig for alle kretstingets medlemmer og alle kretsens grupper når den er godkjent (f.eks. sendes ut på e-post eller publiseres på kretsens nettside).

Protokollen skal også legges ved årsrapportskjemaet som skal sendes inn i medlemssystemet Min speiding innen 31. mars, slik at den er tilgjengelig for forbundet.

Protokollen skal også vedlegges når det registreres nye kretsstyremedlemmer i Frivillighetsregisteret.

Protokollunderskrivere:
Kretstinget velger to tilstedeværende personer til å underskrive protokollen. Disse to skal lese protokollen og sjekke at det som står der stemmer med det som skjedde i møtet og som kretstinget ble enige om.

Mal/eksempel på protokoll fra et kretsting. Denne kan du kopiere og bruke som mal til eget kretsting.

Hva er forskjellen på protokoll og referat?
En protokoll er et formelt dokument som viser vedtakene som ble gjort. Et referat har ofte med noen av punktene fra diskusjonen, hvordan tinget kom fram til vedtakene. Det er ikke noe i veien for å ha mer tekst i protokollen, men det formelle må være på plass, og protokollen må signeres.

Kretsstyret møtes og starter sitt arbeid
Det blir ofte valgt nye medlemmer til kretsstyret på et kretsting. Noen skal kanskje takkes for innsatsen i styret og noen skal bli kjent og sette seg inn i styrets arbeid og oppgaver. Husk at kretsstyret er en patrulje. Jobb dere godt sammen i starten av perioden og avklar forventninger, arbeidsmetoder, fordeling av oppgaver osv. i fellesskap!

Roller i Min speiding:
Etter kretstinget er ferdig og protokollen er skrevet, må alle nye roller legges til og gamle fjernes i Min speiding.

• Kretsen oppdaterer vervene/rollene på kretsens side i Min speiding
• Da vet både kretsen og NSF hvem som har ansvar for hva
• Rett kontaktinformasjon kommer på speiding.no/kretser
• Kretsen får oversikt over hvem som skal fremvise politiattest
• Medlemmene får de rette tilgangene
• Lederrollene kommer på CV-ene til medlemmene

Brønnøysundregistrene
Alle kretser er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret og er forpliktet til å holde opplysningene oppdaterte.

• Registrere endringer i Frivillighetsregisteret (gjøres av en som er registrert i kretsen fra før, f.eks. sittende eller avtroppende kretsleder)
• Legge ved signert protokoll som viser endringene (sittende kretsstyremedlemmer og nyvalgte kretsstyremedlemmer)

Årsrapportskjema
Årsrapportskjema skal fylles ut i Min speiding innen 31. mars hvert år. Der skal følgende vedlegges:

• Godkjent regnskap for fjoråret
• Godkjent årsmelding for fjoråret
• Signert protokoll fra kretstingets årsmøte i år