Gruppeting

Mange grupper har utfordringer med å få speiderne til å delta eller engasjere seg i gruppetinget. En god måte å la speiderne bli hørt på er å ha gode forberedelser i forkant og involvere speiderne gjennom andre demokratiske arenaer som møter i troppstinget, roverlaget eller førerpatruljen.

Det kan være lurt å snakke om sakene som skal tas opp på gruppetinget i enheten, forklare hvordan saksbehandlingen skal foregå og hva det som foreslås betyr for enheten og gruppa.

Kanskje er det også flere andre som burde involveres og høres på forhånd, f.eks. foreldreforeningen, hyttefuten, materialforvalteren, regnskapsføreren eller samarbeidspartnere.

Se hvordan man kan gjennomføre en god prosess rundt felles planlegging av gruppas arbeidsplan for neste periode i dette gruppeoppdraget om langtidsplanlegging.

Sjekk også ut Speiderdemokrati for dummies for mer om ord og uttrykk og de ulike leddene i speiderdemokratiet.

Det er normalt gruppeleder som innkaller til gruppetingets møter.

En innkalling er en invitasjon til gruppetingets medlemmer, f.eks. på e-post, med saksliste og tidspunkt og sted for møtet (eller informasjon om verktøy ved digitalt møte).

Gruppetingets medlemmer skal få innkalling og saksliste minimum en uke før møtet. Jo før de får sakene, jo bedre kan de forberede seg til møtet! Det bør også følge med saksdokumenter eller en kort beskrivelse av hva sakene handler om og kandidater til valgene.

I god tid før innkallingen sendes, bør gruppetingets medlemmer få mulighet til å komme med innspill og forslag til sakene som de ønsker at gruppetinget skal behandle.

Eksempel på tekst i en innkalling:

Velkommen til gruppeting!

 Gruppestyret innkaller herved til gruppeting [dato, klokkeslett] [digitalt/sted].

Alle betalende medlemmer som fyller 12 år eller mer i år har stemmerett.

Vedlagt er saksliste og saksdokumenter.

Gi beskjed innen [dato] om du kommer eller ikke.

Speiderhilsen
gruppeleder 

En saksliste skal inneholde alle saker som skal behandles av gruppetinget, gjerne med saksnumre som i eksempelet nedenfor. Det kan ikke gjøres vedtak i saker som ikke står på sakslista innen fristen (en uke før møtet).

En saksliste inneholder disse sakene:

Saksliste

Sak 1 Konstituering av gruppetinget: 

1.1 Valg av ordstyrer(e)
1.2 Valg av tellekorps
1.3 Valg av referent(er)
1.4 Valg av to personer til å underskrive protokollen
1.5 Godkjenning av innkalling
1.6 Godkjenning av saksliste
1.7 Godkjenning av forretningsorden

Sak 2 Årsmelding

Sak 3 Regnskap og revisjonsberetning

Sak 4 Arbeidsplan

Sak 5 Budsjett

Sak 6 Innsendte saker

Sak 7 Valg

7.1 Valg av gruppeleder
7.2 Valg av gruppestyremedlemmer
7.3 Valg av regnskapsfører
7.4 Valg av revisor
7.5 Valg av gruppens representanter til kretstinget og eventuelt korpstinget
7.6 Andre valg (hvis det er noen, f.eks. valgkomite eller suppleringsvalg)

NB! Gruppestyret skal bestå av gruppeleder og minimum to gruppestyremedlemmer.

Saksdokumenter
Det bør følge med litt mer utfyllende saksdokumenter til gruppetinget også, f.eks. forslag til vedtak og litt mer informasjon og bakgrunn for saken. Hva ønsker forslagsstiller at gruppetinget skal diskutere?

Det er lurt å forberede valg til sak 7, slik at de som blir spurt om å stille kan sette seg inn i oppgavene på forhånd og tenke på om dette er noe de har tid og lyst til. Det er anledning til å komme med benkeforslag til valgene i gruppetinget, hvis ikke tinget vedtar annet i forretningsordenen.

Det kan også være lurt å avtale med noen om rollen som ordstyrer og referent, så de får forberedt seg. Disse kan også velges på gruppetinget før, slik at disse sakene er avklart på forhånd.

Eksempel på saksdokumenter til et gruppeting.

Når skal sakene behandles?
Konstituering gjennomføres på alle møter i gruppetinget. Årsmelding og regnskap må godkjennes på årsmøtet (før årsrapportering innen 31/3 hvert år). Øvrige saker kan behandles når det passer best for gruppetinget, f.eks. på et gruppeting på høsten.

God planleggingsprosess
Se hvordan man kan gjennomføre en god prosess rundt felles planlegging av gruppas arbeidsplan (sak 4) for neste periode i dette gruppeoppdraget om langtidsplanlegging.
 

Det er gruppetingets medlemmer som har stemmerett. Det vil si alle betalende medlemmer i speidergruppa fra det året de fyller 12 år.

I forretningsordenen står det hvem som har møterett, talerett og stemmerett. Gruppetinget kan velge å gi møte- og talerett til andre enn gruppetingets medlemmer, f.eks. foreldreforeningen eller et antall representanter for denne, kontakt for menigheten (mest aktuelt for korpsgrupper) eller andre som er tilknyttet gruppa eller samarbeidspartnere. Dersom revisor ikke er medlem i gruppa, bør denne få talerett.

Hva betyr det?

• Møterett: Den som har møterett, kan komme på møtet og observere diskusjonene, men får ikke ta ordet eller stemme.
• Talerett: Den som har talerett kan delta i diskusjonene, men ikke stemme.
• Stemmerett: Den som har stemmerett har også møte- og talerett, kan komme på møtet, ta ordet, komme med forslag og avgi stemme. Representanter med stemmerett må være betalende medlemmer.

Gjennomføring av gruppetinget:

• Ha hyggelige fysiske og sosiale rammer (og på digitale møter)

• Ha gruppetinget i forbindelse med et større arrangement eller en gruppetur

• Fordel og avtal oppgavene på forhånd

• Sett deg inn i relevante verktøy som kan gjøre gruppetinget mer effektivt og inkluderende. Test ut alt på forhånd!

• Presentere sakene på engasjerende måter (f.eks. ved bruk av bilder) og forklare så alle henger med

• Bingo med typiske ord man kan høre under gruppetinget, kan motivere de yngste deltakerne til å følge med på det som blir sagt

• Kafedialog rundt de viktigste punktene som man skal diskutere - gå fra bord til bord i mindre grupper og notere tankene på duken

• Diskusjon i mindre grupper og oppsummering i fellesskap, for eksempel brainstorming rundt hva man kan bruke FRIFOND-midler til

• Ta tempen på gruppa-aktivitet på høstmøtet i gruppetinget kan hjelpe dere å involvere speiderne, roverne og lederne i diskusjonen om videre utvikling i gruppa

• Sett speiderne sammen to og to så de kan snakke litt sammen om sakene og innspillene i diskusjonen, eller la en eldre være “mentor” for en yngre deltaker på gruppetinget

• Vis årsmelding og regnskap med film, bilder og figurer, så det blir litt mer spennende å følge med

• Finn noen saker som engasjerer roverne og speiderne, slik at de blir motivert til å komme og ikke minst mene noe (f.eks. sommerleir)

• Send ut diskusjonsspørsmål på forhånd for å engasjere flere

• Ha gruppetinget når det pleier å være troppsmøte

• Servere pizza, kake eller noe annet godt, og lage god stemning rundt møtet

Få tips til gjennomføring av gruppetinget i artikkelen: "Speiderdemokrati: Smarte tips til tinget"

Det skal føres protokoll fra gruppetinget. Protokollen skal være en oversikt over alle saker som ble behandlet og hva gruppetinget ble enige om i hver sak (vedtak). Det kan også stå de viktigste punktene fra diskusjonene.

Tips!
Lag en kopi av sakslista for å skrive protokollen. Skriv det meste på forhånd. Da er det lettere å følge med og mindre å skrive under møtet. Hvis teksten fra sakslista står igjen, er det også enkelt å lese og forstå etterpå.

Eksempel/mal på en gruppetingsprotokoll

Protokollunderskrivere:
Gruppetinget velger to personer til underskrive protokollen. Det er disse to som samtidig leser protokollen og sjekker at det som står der stemmer med det som skjedde i møtet og som gruppetinget ble enige om.

To eksempler på protokollførte saker:

Sak 3 Regnskap og revisjonsberetning

Regnskapsfører gjennomgitt regnskapet og balansen.
Ordstyrer leste fra revisorberetningen.

Forslag til vedtak:
Regnskapet godkjennes

Vedtak:
Regnskapet ble godkjent.

--

Sak 7.1 Valg av gruppeleder

Kandidater til vervet som gruppeleder: Kari og Ola

Gruppetinget stemte skriftlig.
Kari fikk 15 stemmer, Ola fikk 19 stemmer.

Vedtak:
Ola ble valgt til gruppeleder.

Gruppestyret består nå av:

• Gruppeleder Ola (valgt for perioden 2023-2025)
• Gruppestyremedlem Anne (2022-2024)
• Gruppestyremedlem Per (2022-2023)

Til de fleste valg må medlemmer av speidergruppa velges. Det gjelder medlemmer i gruppestyret og representanter til kretsting og korpsting.

Regnskapsfører kan være medlem i gruppa, men kan også være en ekstern. Dersom regnskapsføreren skal være medlem i gruppestyret, må vedkommende være medlem i gruppa.

Revisor kan være medlem i gruppa eller en ekstern.

NSFs lover sier at gruppeleder, regnskapsfører og revisor ikke kan være i nær relasjon. Hva betyr det og hvorfor er det slik? Lovene sier dette for at gruppa skal ha god kontroll over økonomien, at det skal være flere personer inkludert i økonomistyringen og at den enkelte skal beskyttes fra mistanke om at ikke alt er i orden. Nær relasjon vil si foreldre/barn, søsken, ektefelle/samboer/kjæreste og kanskje bestevenner. Det er ikke til å unngå at lederne i en gruppe blir gode venner (vi vil jo ha godt ledermiljø!), men det er viktig at den som skal kontrollere er uavhengig av den som blir kontrollert.

En annen måte å sikre god kontroll er at det alltid er to signaturer på alle bilag i regnskapet. Det kan f.eks. være troppsleder som signerer på fakturaer og kvitteringer på utlegg som gjelder troppen før det går til regnskapsfører, og så signerer gruppeleder i tillegg. Det gir gruppeleder muligheten til å følge med på pengebruken i gruppa. Det er også en god ide å ha to personer til å signere i nettbanken før en faktura blir betalt. Her må dere selv finne rutiner som fungerer for dere.